Unternehmen digitalisieren und skalieren – Die 6 wichtigsten Tools für Ihren Erfolg

Digitalisierung und Skalierung sind nicht nur leere Buzzwords oder Versprechen – sondern wichtige Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Unternehmenserfolg steigern können – und müssen – um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dieser Beitrag richtet sich vor allem an kleine Unternehmen, insbesondere an Dienstleister, und zeigt auf, wie Sie mit kleinen Schritten bereits große und vor allem nachhaltige Änderungen bewirken können!

Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt Anleitung und lernen Sie die besten Online-Tools für Ihren Erfolg kennen. 

Bei konsequenter Umsetzung können Sie damit bereits in wenigen Monaten Ihre Umsätze und Rentabilität vervielfachen.

Los geht’s:

Interne Abläufe digitalisieren - Unsere Top-6 Online-Tool Empfehlungen

Im ersten Schritt geht es an die Digitalisierung Ihrer unternehmensinternen Prozesse und Abläufe – insbesondere im Bereich der Kommunikation.

Nutzen Sie das Potential von Online-Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit besser zu strukturieren, Ihre Effizienz der Kommunikation zu steigern und Ihren Fokus auf das Wesentliche zu lenken. 

Denn oft sind es die einfachen Dinge, die den Großteil Ihrer Ressourcen fressen. Uneinheitliche E-Mail Clients z.B. und zu viele Kommunikationskanäle, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Diese Regeln sind das Fundament Ihres Erfolges – Sie sollten sie daher ernst nehmen und eine konsequente Nutzung anstreben. Die Nichteinhaltung dieser internen Standardprozeduren und Werkzeuge ist eine große Gefahr für Ihren gesamten Unternehmenserfolg. 

In diesem Beitrag haben wir Ihnen einige der wichtigsten Online-Tools zusammengefasst, die Ihre interne Kommunikation, Ihr Projektmanagement und damit Ihre gesamte Arbeitseffizient schlagartig erhöhen können – wenn Sie diese diszipliniert einführen und anwenden. 

Wir nutzen diese Tools nicht nur selbst, sondern haben bei zahlreichen Unternehmen beobachtet wie diese Lösungen einen erheblichen Unterschied ausmachen – und zu einem echten nachhaltigen Wettbewerbsvorteil führen!

1. Google Workspace – E-Mails & Kolla-boration mit Texten und Tabellen

Wir beginnen mit Google Workspace – ein cloudbasiertes Software Produktpaket, welches der Zusammenarbeit an Texten und anderen Dokumenten dient. Es besteht aus:

  • Einer benutzerdefinierte Domain für Ihr Unternehmen mit beliebig vielen Nutzern und zugehörigen E-Mail Adressen wie [email protected]
  • Tools für die Zusammenarbeit, z.B. Mail-Client, Kalender, Drive-Speicher, Google-Docs (Textdokumente), Google-Sheets (Excel-ähnliche Tabellen) usw.

Mit Google Workspace können Sie jederzeit von überall auf Ihre Dokumente zugreifen und teamübergreifend an ihnen arbeiten – in Echtzeit.

Wenn Sie beispielsweise ein Dokument erstellen, kann ein Kollege Ergänzungen vornehmen, ohne dass Sie das Dokument hin- und herschicken müssen. Sie können auch gleichzeitig daran arbeiten und in Echtzeit die Anmerkungen Ihres Kollegen von Ihrem Computer aus verfolgen. Dies ermöglicht Ihnen produktives Arbeiten im Unternehmen – ohne großen Verwaltungsaufwand.

Es gibt vier verschiedene Preismodelle, die Sie 14 Tage lang kostenlos testen können. Das günstigste Modell gibt es schon ab 4,68 € pro Nutzer und Monat.

Einfach gesagt: Google Workspace (ehem. GSuite) ist die Zentrale Ihres Unternehmens für E-Mails, Speicherung von Dateien und Verwaltung von Dokumenten. Google Docs und Sheets sind außerdem ein wichtiges Kollaborations-Instrument. 

Vorbei sind die Zeiten, in denen Ihre Mitarbeiter sich Word-Dokumente hin- und herschicken, verschiedene Versionen eines Dokumentes vermischen und jedesmal auf’s neue die Formatierungen zerstören!

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Slack-Chat: Interne Kommunikation in Teams – Im Browser oder als App

Als Ergänzung zur Kommunikation via Email empfehlen wir Slack. Dieses Tool bietet eine Chat-Anwendung, in der Sie Ihr Unternehmen über einzelne Kanäle, z.B. auf Projektebene, abbilden können. Egal ob Sie in Ihrem Unternehmen zu dritt sind oder 1000 Mitarbeiter beschäftigen – mit Slack können Sie eine einfache und schnelle Kommunikation gewährleisten.

Wir empfehlen Slack anstelle von Whatsapp, da uns eine strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Kanälen wichtig ist. Hier sind einige weitere Top-Vorteile von Slack:

  • Slack ist in der Grundversion kostenfrei und bietet eine einfach bedienbare Chat-Anwendung mit Gruppen bzw. Kanälen.
  • Empfehlenswert ist die Nutzung eines großen „General“ Kanals, indem alle Mitarbeiter sowie die Firma Informationen posten können – damit sind immer schnell ALLE Nutzer informiert.
  • Wichtiger sind jedoch die Gruppen, in denen sich einzelne Projekt-Teams organisieren können und gleichzeitig auf Wunsch auch Einblicke in andere Projektteams haben können.
  • Slack ist die weltweit erfolgreichste Chat-Anwendung im Unternehmensbereich und das nicht ohne Grund. Neben der einfachen Bedienbarkeit stehen zahlreiche Erweiterungen und Integrationen zur Verfügung, mit denen Sie Slack Schritt für Schritt an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Wir empfehlen jedoch das System so einfach wie möglich zu halten und rein auf das Wesentliche zu beschränken!

Zoom – Videokonferenzen mit Bildschirm-freigabe und Cloud-Aufzeichnungen

Ein weiteres, für die interne und externe Kommunikation unverzichtbares Programm ist Zoom. Mit Hilfe dieses Programms können Sie Online-Videokonferenzen abhalten, Ihren Bildschirm freigeben und über den Chat währenddessen Textnachrichten und Dateien austauschen.

Mit Zoom ist es möglich, Meetings unkompliziert und ohne Einschränkungen online abzuhalten – sowohl intern, als auch extern mit Kunden. 

Dadurch sind Sie und Ihre Mitarbeiter stets ortsunabhängig und flexibel. Außerdem sparen Sie sich wertvolle Zeit, die sonst für die Anfahrt zum Kunden anfällt. Die wiedergewonnene Zeit können Sie Tätigkeiten widmen, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.

Warum Zoom? Sicher gibt es auch andere Lösungen wie Microsoft Teams, Skype oder ähnliche. Für uns ist Zoom aufgrund der umfangreichen Funktionen wie Cloud-Videoaufzeichnungen und der besonders stabilen Übertragung die Nr. 1. Vermutlich ist Zoom daher auch das weltweit meistgenutzte Videokonferenz-Tool. 

Wichtige Empfehlungen zur Nutzung von Zoom:

  • Teilnehmerzahl gering halten – Fragen Sie sich vor jedem Meeting: Welche Personen müssen unbedingt am Gespräch teilnehmen, um ein erfolgreiches Meeting abzuhalten? Nur in äußerst seltenen Fällen sollten mehr als 4 Personen teilnehmen. Die Video-Aufzeichnung des Meetings kann den anderen beteiligten Personen hinterher zugeschickt werden, sodass alle auf dem gleichen Informationsstand sind.
  • Meetings kurz halten –  Wir empfehlen in jedem Meeting einen Moderator festzulegen, der die Agenda vorbereitet und zu Beginn verkündet. Der Moderator sollte darauf achten, abschweifende Gespräche wieder einzufangen.
  • Bildschirm teilen – Der Moderator sollte entweder selber den Bildschirm freigeben, oder einen Teilnehmer den Bildschirm teilen lassen. Es ist immer einfacher den Sachverhalt zu zeigen, als ihn nur mit Worten zu beschreiben. 

Trello – Projektmanagement-Tool zur Erstellung und Zuordnung von Aufgaben

Google Workspace, Slack und Zoom dienen der Kommunikation. Als wirkungsvolle Ergänzung empfehlen wir Trello zur Verwaltung von Aufgaben. Das Projektmanagement-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne sog. „KanBan Boards“ (KanBan, japanisch für Tafel) für verschiedene Projekte anzulegen und darin einzelnen zuständigen internen Mitarbeitern oder auch Externen Aufgaben zuzuteilen. Dabei gibt es die Möglichkeit Beschreibungen hinzuzufügen, Dateien anzuheften, ein Fälligkeitsdatum zu jeder Aufgabe anzulegen sowie innerhalb der Aufgaben noch in einzelne Checklisten zu unterteilen.

Trello ist in der Basisversion kostenfrei und weltweit das meistgenutzte Tool wenn es darum geht Projekte und Aufgaben zu verwalten. Wir nutzen Trello für unsere eigenen Projekte, sowie für bzw. mit unseren Kunden und Partnern.

So weiß jeder immer genau wie der aktuelle Stand aussieht, was noch zu tun ist und wie der Fortschritt aussieht. Damit sind Rückfragen zum Stand einer Aufgabe ein Teil der Vergangenheit. 

Unsere Empfehlung: In regelmäßigen Abständen sollten Sie in einem Zoom-Meeting gemeinsam die Aufgaben verwalten, vergeben und das Board gemeinsam „aufräumen“ – denn ein hohes Maß an Hygiene ist besonders wichtig, um den größten Nutzen aus einem Projektmanagement-Tool herauszuholen

Calendly Kalender – Online-Terminplanung für Kunden und Mitarbeiter

Mit Calendly können Sie Meetings planen ohne Ihrem Termin-Anfrager Ihre Verfügbarkeit mitzuteilen. Vorbei sind also die Zeiten in denen Sie den Kunden bitten müssen, 2-3 Termine vorzuschlagen. Wie ärgerlich wäre es, einen Auftrag zu verlieren, nur weil die Organisation eines passenden Zeitpunktes zu umständlich war?

Einfach gesagt können Sie einen Link erstellen, der zu einem Online-Kalender führt, in dem der Anfrager Ihre Verfügbarkeit sehen kann. Sie können Calendly entweder mit Ihrem Kalender verbinden, oder Regeln erstellen wie z.B. Verfügbar Mo-Fr. zwischen 10:00 und 19:00 – mit jeweils 30 min Pause zwischen gebuchten Meetings.

Aus Sicht des Kunden sieht das dann so aus:

Sie stellen Ihrem Interessenten einen Link auf Ihrer Website zur Verfügung, auf dem der Calendly-Einbettungscode hinterlegt ist. 

Der Interessent kann dann eine Kurzinfo zum Termin erhalten (links) und außerdem die verfügbaren Tage sehen, die Sie anbieten.

Klickt der Interessent auf einen Tag, kann er dahinter die verfügbaren Uhrzeiten einsehen und mit einem weiteren Klick auf die Uhrzeit einen Termin wählen.

Nach Auswahl von Datum und Uhrzeit kann der Interessent seine Kontaktdaten hinterlegen. Sie können hier außerdem noch weitere Informationen abfragen, bzw. weitere Felder hinterlegen wie z.B. „Bitte geben Sie uns vorab einige Informationen zu Ihrer Situation“ – um eventuell den richtigen Ansprechpartner zuteilen zu können oder vorab auswerten zu können, ob die Anfrage interessant ist.

Der Interessent bekommt im Anschluss per Mail eine Bestätigung zugesandt  und kann den Termin direkt in seinem Kalender eintragen. Vor dem Termin wird außerdem eine Erinnerung verschickt.

Über mehrere Calendly-Links können außerdem Ihre Team-Mitglieder eigene Kalender erstellen und in die eigene Signatur einfügen – und damit den Kollegen die Chance geben jederzeit ein eigenes Meeting zu buchen!

Calendly ist in der Grundversion kostenfrei. Kostenpflichtige Versionen lassen sogar das Hinterlegen von Preisen für kostenpflichtige Termine wie z.B. Beratungen zu, oder bieten eine Integration zu Zoom an.

Dienstleister, die mit Terminen arbeiten, sollten Calendly unbedingt nutzen!

Branding, Content und Performance - Digital Business Coaching-Programm

Wir führen Dienstleister von der Website-Optimierung bis zur Skalierung Ihrer Umsätze. Vielfach erprobtes Konzept mit bewährten Methoden.

Easybill – Das Rechnungserstellungs- und Automatisierungs-Tool für Dienstleister!

Wie erstellen und versenden Sie Ihre Rechnungen? Größere Unternehmen nutzen sicher eine umfangreiche FiBu-Lösung wie z.B. ein ERP-System. Die meisten kleineren Unternehmen sind jedoch oft noch altmodisch via Word oder Excel-Vorlage organisiert. Solche Vorlagen erfüllen einerseits nicht die Anforderung an die digitalen Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD, sondern sind auch unübersichtlich und fehleranfällig.

Ein zentrales System zur Erstellung von Rechnungen empfehlen wir als Grundvoraussetzung für jedes Unternehmen, welches seine Abläufe verbessern und den Umsatz erhöhen möchte.

Wir empfehlen dafür das browserbasierte Rechnungserstellungs-Tool Easybill* aus folgenden Gründen:

  • Easybill ist kostengünstig, sehr einfach bedienbar und umfangreich anpassbar (Vorlagen, Standardtexte und Textbausteine, Layout, Design etc.)
  • Das Tool ist aus Deutschland und erfüllt alle Anforderungen hinsichtlich der gesetzlichen Vorschriften, aber auch hinsichtlich der Gepflogenheiten im Geschäftsverkehr. So sind zahlreiche Textbausteine hinterlegt und diverse steuerliche Szenarien wie z.B. Reverse-Charge Abrechnungen verfügbar.
  • Sie können darin Ihre Kunden anlegen und verwalten, Aufgaben erstellen wie z.B. „Rückmeldung zu Angebot bei Kunde Maier abwarten“.
  • Ein automatisiertes Mahnwesen ist mit einem Klick aktivierbar – und auf Wunsch auch komplett konfigurierbar. Zahlungserinnerungen erledigen sich von selbst!
  • Die Dokumente können aus Easybill automatisiert entweder per Mail – oder jeweils wählbar auch postalisch versandt werden.
  • Easybill verfügt über einen DATEV-Export – Sie können hier eigene Konten auswählen und Ihrem Steuerberater die Arbeit damit stark vereinfachen.
  • Der Support steht per Telefon oder Mail zur Verfügung und ist unserer Erfahrung nach immer blitzschnell verfügbar und kann alle Probleme in Kürze lösen.
  • Über den Import Manager kann Easybill an alle gängigen Handelsmarktplätze, Shopsysteme oder andere Lösungen angebunden werden und Rechnungen automatisiert importieren und versenden.

Das Wichtigste jedoch: Easybill macht die Erstellung und den Versand von Dokumenten wie Angeboten oder Rechnungen so einfach, dass Sie damit viel Zeit sparen, die Sie dann für Ihr Geschäft nutzen können!

Sie können das Tool Easybill Hier 30 Tage lang kostenfrei testen*

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Tobias Fischer, MBA

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